Cuando un colaborador ingresa a una organización, se encuentra con toda una experiencia nueva, desde un equipo desconocido, hasta un espacio distinto donde deberá comenzar a familiarizarse con su entorno. Para los departamentos de Recursos Humanos, un kit de bienvenida es muy necesario, pero no solo debe serlo desde ese punto de vista, sino también, desde la comunicación interna.
Un kit de bienvenida debe efectivamente “dar la bienvenida” al nuevo integrante, tiene que darle información objetiva sobre su entorno, su gente, su equipo, su edificio, su oficina, sus horas de alimentación, sus espacios de recreación en la empresa y sobre todo, abrirle una puerta y enseñarle el camino para lograr sus objetivos de negocio.
Por todas estas razones el kit se vuelve relevante, un paquete debe tener varios elementos: material informativo que detalla nuestra visión y misión, por qué hacemos lo que hacemos y por qué amamos nuestro trabajo, cuáles son nuestros valores y cómo estos se aplican en nuestro día a día. Mostremos la identidad de la compañía, de manera que si fuera una persona, podríamos retratarla y conocerla de primera mano.
Debe contener una explicación clara sobre qué hacemos y cómo lo hacemos, qué hace cada departamento y su importancia en la cadena de valor. Así mismo debe contener material que describa sus funciones de forma detallada, sus responsabilidades, deberes y derechos, cuáles son y qué se espera de él o ella.
Adicionalmente, es de vital importancia el contenido emocional, es decir a las relaciones personales que va a cultivar dentro de la compañía, pensando en elementos recreativos y lúdicos que ofrece la empresa, así como los espacios y eventos para compartir con sus nuevo compañeros.
No olvidemos la importancia de los detalles, material personalizado como tazas, juguetes antiestrés, paños para el gimnasio de la empresa, botellas de agua, golosinas de bienvenida, objetos de uso diario en el trabajo, ayudarán a que la persona se sienta en un ambiente positivo y efectivamente bienvenida.
En todo esto, es clave que tenga un diseño gráfico llamativo y profesionalmente elaborado, donde se exponga la imagen corporativa de la empresa, su logo y colores, su identidad física, de manera que nuestro nuevo integrante se familiarice con nuestra marca y la proteja, es decir que sepa cómo aplicarla y cómo debe lucir para representarnos correctamente.
Esta herramienta nos da la oportunidad para darle lineamientos básicos a los nuevos colaboradores, sobre el uso del equipo y otros materiales de la empresa. También conviene sugerir buenas prácticas del manejo de la imagen corporativa cuando se trata de participar en eventos en los que nos represente o simplemente participe como invitado, pero siempre en nombre de la compañía.
Un kit de bienvenida bien hecho, pensando en las necesidades del colaborador y en sus funciones, nos ahorrará problemas de comunicación, abrirá la puerta a la confianza y el cariño de él o ella por la compañía, además de ser el primer paso para lograr un sentido de pertenencia y bienestar, que motivará un mejor desempeño y será un factor decisivo para atraer el mejor talento.
Fabiola Ruiz Ch. Directora.